O que é eSocial: fique atento a sua implantação

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Todo empregador precisa estar atento às mudanças na legislação relacionada aos direitos dos trabalhadores no Brasil.

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Uma das novidades é a implantação do eSocial, um sistema público de escrituração digital que unifica todas as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.

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Na prática, os profissionais que lidam com a gestão de pessoas terão de enviar os dados exigidos de maneira periódica por meio de uma plataforma online. O projeto trará alguns impactos significativos, mas o principal deles é a transformação cultural. Veja mais detalhes abaixo:

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Surgimento do eSocial

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A burocracia enfrentada pelas empresas brasileiras foi o que impulsionou essa medida por parte do governo federal. Dessa forma, o objetivo é tornar o ambiente de negócios mais simples.

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Hoje, as organizações privadas precisam apresentar informações a vários órgãos públicos: Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal, por exemplo.

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O envio desse dados é feito de várias formas e com padrões diferentes, tanto online quanto offline. Por isso, as obrigações do setor de RH se tornam extremamente burocráticas. Com o novo sistema, o registro será feito em um layout único, facilitando esse trabalho entre o eSocial e a folha de pagamento.

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O eSocial foi estabelecido pelo decreto 8373, de 2014. No ano seguinte, entrou em vigor apenas um de seus módulos, relacionado ao trabalho doméstico.

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Prazo para a implementação do eSocial

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Após várias prorrogações, o sistema completo deve começar a valer oficialmente em 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento anual igual ou maior que R$ 78 milhões. Neste caso, a informação de eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) só será obrigatória pelo eSocial após seis meses (julho 2018).

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Para as demais empresas, a data prevista é 1º de julho de 2018. Incluindo as micro e pequenas e também os MEIs (Microempreendedores Individuais). Nesse caso, a informação de eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) também só será obrigatória pelo eSocial após seis meses (janeiro 2019).

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Vantagens do eSocial Empresas

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Por meio do eSocial Empresas, disponibilizado no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), as organizações deverão entregar, dentre outras, as seguintes informações ao governo através do ESocial. São as seguintes:

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-Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)

-Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ;

-Livro de Registro de Empregados (LRE);

-Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);

-Comunicação de Dispensa (CD);

-Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

-Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

-Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) ;

-Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ;

-Quadro de Horário de Trabalho (QHT);

-Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);

-Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);

-Guia da Previdência Social (GPS);

-Folha de pagamento.

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Além disso, o sistema deve diminuir as ocorrências de erros ao possibilitar a inclusão de dados em tempo real. O programa também permitirá a geração automática de guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos.

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Um detalhe importante é que nenhuma nova obrigação será exigida com a implantação do eSocial — a única mudança está na unificação dos documentos. Outra vantagem é ampliar a produtividade do setor de RH, já que todas essas atividades serão simplificadas.

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EFD-REINF e o eSocial

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É importante deixar claro que o eSocial será complementado pela EFD-REINF, obrigação que compreende eventos que estavam no projeto inicial do eSocial e que agora serão tratados de forma independente, ou seja, mais uma obrigação que faz parte do projeto SPED, e acompanha o cronograma do eSocial.

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A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

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Mudanças para o RH

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Assim que o eSocial entrar em vigor, o setor de recursos humanos precisará lançar informações no sistema todos os dias. Assim que o envio for feito, o profissional deverá receber um protocolo de validação do recebimento por parte da Receita Federal. Os prazos de envio variam de acordo com a atividade, conforme os exemplos a seguir:

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-Admissão e demissão: deve ser informada assim que ocorrer, pois o trabalhador não poderá exercer suas funções enquanto o arquivo não for lançado na base;

-Jornada e mudanças de horários: qualquer alteração deve ser informada assim que ocorrer, mesmo para aqueles trabalhadores que não precisam marcar o ponto;

-Folha de pagamento: o envio deve ser feito no dia 7 do mês seguinte;

-Alterações salariais: essa informação deve ser enviada no dia seguinte à alteração.

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Apesar de assustar em um primeiro momento, o eSocial tem uma ótima previsão. Espera-se que os profissionais acostumem-se rapidamente ao sistema, percebendo de maneira rápida os efeitos da implantação e da diminuição da burocracia.

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Independentemente do porte, todas as empresas devem estar preparadas tecnologicamente para seguir o que determina essa nova medida governamental. Lembre-se que o eSocial é uma ótima oportunidade para o seu escritório contábil orientar os clientes e oferecer o suporte necessário, demonstrando a importância do contador.

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